I CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KẾ HOẠCH TÀI VỤ

Pḥng Kế họach tài vụ là pḥng chuyên môn của Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt, h́nh thành trên cơ sở thực hiện nhiệm vụ và chức năng họat động chuyên môn về tài chính – kế tóan trên cơ sở:

- Luật kế tóan: Luật số 03/QH10 ngày 17/6/2003 của Chủ tịch nước

- Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế tóan áp dụng trong lĩnh vực kế tóan.

- Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế tóan.

- Chế độ kế tóan NSNN và họat động nghiệp vụ KBNN, chế độ kế tóan đơn vị HCSN và các chế độ kế tóan và các chế độ kế tóan cụ thể khác điều chỉnh các họat động thu chi NSNN, cơ quan HCSN, tổ chức sử dụng kinh phí NSNN và tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN.


Để đáp ứng những yêu cầu phục vụ nhiệm vụ chuyên môn, cơ cấu tổ chức hoạt động của pḥng hiện nay theo mô h́nh sau:

- Trưởng pḥng: Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách bộ phận tài vụ, họat động ngắn hạn, liên kết và bộ phận kế tóan thanh tóan, kế tóan tài sản –XDCB

- Phó pḥng: Giúp việc cho Trưởng pḥng và trực tiếp phụ trách bộ phận cung ứng vật tư, theo dơi vật tư, thu phí dài hạn và kho quỹ.

- Nhân sự gồm: 1 nhân sự cung ứng vật tư, thiết bị dạy và học.

1 nhân sự thu học phí, thanh tóan chế độ lương-BHXH cho người lao động.

1 nhân sự quản lư kho, quỹ, thanh tóan chế độ HSSVNT.

1 kế tóan thanh tóan.

1 kế tóan tài sản –XDCB, thanh tóan chế độ với giáo viên.

II CHỨC NĂNG-NHIỆM VỤ CÁC BỘ PHẬN PH̉NG KẾ HỌACH TÀI VỤ

1.  Chức năng, nhiệm vụ của Pḥng Kế họach tài vụ

1.1  Yêu cầu của việc tổ chức bộ máy kế tóan: Phải đảm bảo chỉ đạo, thực hiện ṭan diện, thống nhất và tập trung công tác kế tóan, thông tin kinh tế của Trường, bộ máy kế tóan phải gọn nhẹ, hợp lư, chuyên môn hóa, đủ năng lực ḥan thành nhiệm vụ của kế tóan đơn vị.

1.2  Tổ chức bộ máy kế  tóan: là đơn vị pḥng do Hiệu trưởng Trường Cao đẳng nghề chỉ đạo điều hành họat động theo các quy định, quyết định của Nhà nước.

1.3  H́nh thức tổ chức bộ máy kế tóan: Mô h́nh tổ chức bộ máy kế tóan tập trung.

1.4  Nhiệm vụ của bộ máy kế tóan:

- Thu thập, xử lư thông tin, số liệu kế tóan theo đối tượng và nội dung công việc kế tóan theo chuẩn mực và chế độ kế tóan

- Kiểm tra giám sát các khỏan thu chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, các khỏan thanh tóan, nợ, kiểm tra việc quản lư, sử dụng tài sản và nguồn h́nh thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế tóan.

- Phân tích số liệu, số liệu kế tóan, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định tài chính, kinh tế của đơn vị.

- Cung cấp thông tin, số liệu kế tóan theo quy định của pháp luật.

- Kiểm kê tài sản, kiểm tra kế tóan, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế tóan theo quy định.

1.5  Trách nhiệm của Hiệu trưởng trong việc tổ chức bộ máy kế tóan: Trách nhiệm của Hiệu trưởng phải tổ chức bộ máy kế tóan, bố trí người làm kế tóan, bố trí người làm kế tóan trưởng, phụ trách kế tóan hoặc thuê người làm kế tóan, kế tóan trưởng.

1.6  Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế tóan:

- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ư thức chấp hành pháp luật.

- Có tŕnh độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế tóan

- Người làm kế tóan có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế  toán

- Người làm kế tóan có trách nhiệm tuân thủ các quy định pháp luật về kế tóan, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của ḿnh.

- Khi thay đổi người làm kế tóan, kế tóan cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế tóan, tài liệu kế tóan cho kế tóan mới. Người làm kế tóan cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế tóan trong thời gian ḿnh làm kế tóan.

1.7  Bố trí người làm kế tóan: Hiệu trưởng có thể bố trí một người làm kế tóan hoặc bố trí người làm kế tóan kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế tóan không nghiêm cấm. Người được bố trí làm kế tóan hoặc bố trí người làm kế tóan kiêm nhiệm phải đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định là kế tóan trưởng th́ được bố trí làm kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan.

2.  Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

2.1 Chức năng:

Tham mưu cho pḥng, Hiệu trưởng về công tác quản lư hoạt động tài chính và chế độ kế toán. Thực hiện quản lư tập trung và sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính của trường theo các chế độ quy định của Nhà nước.Qui hoạch, xây dựng cơ bản, phát triển, quản lư và sử dụng cơ sở vật chất (đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản máy móc thiết bị…) của trường. Thực hiện mua sắm và theo dơi sử dụng hiệu quả tài sản của trường phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập. 

2.2  Nhiệm vụ:

2.2.1 Kế toán trưởng, TP Kế hoạch tài chính: Tham mưu cho BGH thực hiện các nhiệm vụ

+  Định hướng kế hoạch tài chính cuả Trường.

+ Tổ chức bộ máy hoạt động cuả tổ công đ̣an pḥng Kế hoạch tài vụ

+ Tăng cường và quản lư nguồn thu ngoài chỉ tiêu ngân sách nhà nước giao.

+ Hướng dẫn chế độ kế toán, phổ biến các văn bản của Nhà nước về quản lư tài chính, tổ chức thực hiện việc kiểm tra tài chính đối với các đơn vị có hoạt động thu chi tài chính và sử dụng ngân sách.

+ Kiểm tra, giám sát các khoản chi theo quy định, tổ chức quản lư thực hiện có hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực tài chính, tài sản của trường.

+  Tổ chức, quản lư và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị được nhà trường giao.

+  Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính trong chỉ tiêu NSNN và ngoá chỉ tiêu.

+ Lập dự toán, tổ chức công tác kế toán, báo cáo quyết toán các nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp và nguồn quỹ tự tạo hàng năm của trường theo quy định của pháp luật về kế toán, theo chế độ kế toán và mục lục ngân sách nhà nước

+ Tham gia xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung qui chế chi tiêu nội bộ và phương án phân phối quỹ tự tạo của trường.

+ Phối hợp với các đơn vị chức năng liên quan tổ chức quản lư thực hiện có hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực tài chính, tài sản của trường.

+ Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh trong quá tŕnh xây dựng và phát triển nhà trường.

+ Thường trực các Hội đồng: tư vấn về quản lư tài sản, mua sắm trang thiết bị, đấu thầu công tŕnh xây dựng.

+ Điều phối, quản lư và sử dụng có hiệu quả các nguồn quỹ cuả Trường.

+ Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh trong quá tŕnh xây dựng và phát triển nhà trường

+ Chiụ trách nhiệm trước BGH về nhiệm vụ cuả Pḥng.

+ Thực hiện các nhiệm vụ được phân công khác.

2.2.2  PP Kế hoạch tài chính: Thực hiện nhiệm vụ phân công cuả Trưởng pḥng theo các các nhiệm vụ sau:

+ Tăng cường và quản lư nguồn thu trong chỉ tiêu ngân sách nhà nước giao.

+ Quản lư và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị được nhà trường giao.

+ Tổ chức quản lư cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, các phương tiện làm việc, giảng dạy và học tập.

+ Tham gia, đôn đốc thu đúng, thu đủ và kịp thời các khoản học phí, lệ phí cuả học viên; các khoản thu nộp nghĩa vụ của các đơn vị thuộc trường có hoạt động thu chi tài chính.

+ Lập kế hoạch tài chính cho các hoạt động sự nghiệp thu cuả  trường.

+ Lập báo cáo thuế hàng kỳ.

+ Mở sổ kế toán theo doĩ hoạt động thu cuả Trường phát sinh theo quy định

+ Thực hiện công tác tổng hợp và thống kê báo cáo theo qui định.Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chính theo chế độ kế toán hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo qui định.

+ Tham gia các công tác khác theo phân công cuả Pḥng.

+ Chiụ trách nhiệm trước Trưởng pḥng và BGH và Pḥng về nhiệm vụ được giao.

+ Tham mưu cho Trưởng pḥng trong công tác quản lư, tổ chức và hoạt động cuả Pḥng.

2.2.3 Kế toán thanh tóan

+ Thực hiện công tác kế toán chi, báo cáo quyết toán tài chính các nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp và nguồn quỹ tự tạo hàng năm của trường theo quy định của pháp luật về kế toán, theo chế độ kế toán và mục lục ngân sách nhà nước

+ Thực hiện thanh toán theo qui chế chi tiêu nội bộ , quy định Pháp quy cuả Nhà nước về chi trả học bổng, các khoản phụ cấp cho sinh viên và tất cả các khoản chi khác phục vụ học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ sở vật chất, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị của trường đúng theo qui định hiện hành.

+ Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động chi tài chính theo chế độ kế toán hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo qui định.

+ Thực hiện công tác tổng hợp và thống kê báo cáo theo qui định. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo qui định.

+ Kiểm tra tài chính đối với các đơn vị có hoạt động thu chi tài chính và sử dụng ngân sách.

+ Tham gia các công tác khác theo phân công cuả Pḥng.

2.2.4 Kế toán tài sản, XDCB, thanh tóan chế độ với giáo viên.

+ Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị, khách hàng thực hiện các công tác phát sinh trong quá tŕnh xây dựng và phát triển nhà trường.

        + Quản lư, theo doĩ hồ sơ sổ sách cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị cuả nhà trường .

+ Lập và thực hiện kế hoạch: xây dựng, bổ sung, sửa chữa các công tŕnh và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lư, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của trường.

+ Tổ chức thực hiện các qui tŕnh trong công tác lập dự án đầu tư, tổ chức thiết kế, thi công, giám sát và nghiệm thu bàn giao công tŕnh xây dựng - dự án mua sắm máy móc thiết bị theo qui định hiện hành.

        + Tổ chức và thực hiện kế hoạch: xây dựng, bổ sung, sửa chữa các công tŕnh và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lư, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của trường theo kế hoạch cuả Trường.

        + Quản lư cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, các phương tiện làm việc, giảng dạy và học tập. Quản lư tài sản từ các dự án hợp tác quốc tế của trường.

        + Quản lư nhà đất, mua sắm trang thiết bị, đấu thầu công tŕnh xây dựng.

Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chính theo chế độ kế toán hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo qui định.

        + Theo dơi tiết giảng dạy của giáo viên cơ hữu, giáo viên thỉnh giảng trong năm học. Thực hiện thanh tóan chế độ của giáo viên theo các quy định trong năm học.

        + Thực hiện công tác tổng hợp và thống kê báo cáo theo qui định.

        + Tham gia các công tác khác theo phân công cuả Pḥng.

2.2.5 Cung ứng vật tư

        + Lập và thực hiện kế hoạch: mua sắm vật tư thực hành, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế… phục vụ cho công tác quản lư, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của trường.

+ Tổ chức thực hiện các qui tŕnh trong công tác mua sắm vật tư thực hành, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế…theo qui định hiện hành.

+ Cung cấp vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ…vật tư thuộc chế độ cho học sinh, học viên theo quy định.

+ Quản lư vật tư thực hành, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế…của trường.

+ Quản lư, theo doĩ hồ sơ sổ sách vật tư thực hành, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế…cuả nhà trường .

+ Thực hiện công tác tổng hợp và thống kê báo cáo theo qui định.

        + Tham gia các công tác khác theo phân công cuả Pḥng.

2.2.6 Thủ quỹ kiêm thủ kho vật tư, hàng hóa; thanh tóan chế độ HSSVNT.

+ Thanh toán các khoản thu, chi , tạm ứng theo chứng từ hợp lệ và theo đúng quy định.

+ Thanh toán, đối chiếu, và qủan lư các chế độ cho học sinh, học viên theo quy định. Thanh toán, đối chiếu, và qủan lư các chế độ cho học sinh, học viên DTNT theo định mức quy định.

+ Lập và thực hiện kế hoạch: mua sắm vật tư thực hành, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế… phục vụ cho công tác quản lư, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của trường.

+ Tổ chức thực hiện các qui tŕnh trong công tác mua sắm vật tư thực hành, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế…theo qui định hiện hành.

+ Theo doĩ, quản lư, mở sổ sách theo doĩ tài sản tại kho.

+ Tham gia các công tác giám sát; nghiệm thu tài sản mua sắm trang bị, sửa chữa; thu hồi vật tư, hàng hóa, thiết bị nhập kho.

+ Thực hiện công tác tổng hợp và thống kê báo cáo theo qui định.

+ Chịu trách nhiệm trước Trưởng pḥng, BGH và pháp luật nhà nước về quản lư, sử dụng nguồn quỹ tiền mặt của Truờng

        + Tham gia các công tác khác theo phân công cuả Pḥng.

2.7 Cán bộ thu phí, thanh tóan chế độ lương-BHXH cho người lao động.

+ Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động thu tài chính theo chế độ kế toán hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán thu theo qui định.

+ Thực hiện thanh toán theo qui chế chi tiêu nội bộ , quy định Pháp quy cuả Nhà nước về chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác cho cán bộ, công chức, lao động hợp đồng của trường đúng theo qui định hiện hành.

+Tham gia các công tác khác theo phân công cuả Pḥng.

III QUY TR̀NH LÀM VIỆC CỦA PH̉NG KẾ HỌACH TÀI VỤ

1 Mục đích:

Hiện nay với đội ngũ nhân sự của pḥng gồm 1 Trưởng pḥng phụ trách chung về tài vụ và kế tóan; 2 kế tóan viên, 3 nhân sự làm công tác thu phí, cung ứng vật tư và kho quỹ. Để đáp ứng và ḥan thiện hơn nữa trong chuyên môn, Pḥng Kế họach tài vụ lập chương tŕnh hành động phục vụ công tác thu phí, công tác thanh tóan trong chi phí và mua sắm tài sản, vật tư nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ chung của trường.

2 Quy tŕnh thực hiện :

2.1 Quy tŕnh quản lư nguồn thu học phí dài hạn:

Organization Chart

-             Lập hồ sơ ban đầu: Đầu năm học

-             Thu phí dài hạn học kỳ: Căn cứ số lượng học sinh trong danh sách lớp, đối chiếu với lượng học sinh tăng giảm từng tháng, cán bộ thu phí tiến hành thu học phí theo danh sách hiện có đến thời điểm thu.

-             Thanh tóan và lập báo cáo thuế: Thanh tóan trong ngày và lập báo cáo theo quy

2.2       Quy tŕnh quản lư mua sắm và thanh tóan chi phí:

Organization Chart

2.3       Quy tŕnh mua sắm tài sản (TS), vật tư thực hành (VTHH), thiết bị:

-         Nhận hồ sơ đề xuất

-         Tiến hành xử lư hồ sơ: trong ṿng 25 ngày

+ Liên hệ khách hàng, báo giá : 3-10 ngày

+ Mua sắm, nhập kho: 1 ngày

+ Xuất kho, giao hàng: 1 ngày

+ Lập thủ tục thanh tóan: 3-10 ngày

+ Kiểm tra hồ sơ và thanh tóan: 3 ngày

2.3.1Quy tŕnh thanh tóan:

-         Nhận hồ sơ đề xuất

-         Tiến hành xử lư hồ sơ: trong ṿng 4 ngày

+ Kiểm tra hồ sơ và thanh tóan: 3 ngày

+ Lập thủ tục thanh tóan: 1 ngày

3    Cải tiến quy tŕnh làm việc Pḥng Kế họach tài vụ trong năm 2010:

3.1        Quy tŕnh mua sắm tài sản (TS), vật tư thực hành (VTHH), thiết bị: Tối đa 14 ngày, giảm thời gian là 11 ngày như trước.

- Nhận hồ sơ ban đầu:1-2 ngày

Organization Chart

- Giải quyết hồ sơ: Tối đa không quá 12 ngày

Organization Chart

 

+ Liên hệ khách hàng, báo giá : 1-7 ngày

+ Mua sắm, nhập kho: 1/2 ngày

+ Xuất kho, giao hàng: 1/2 ngày

+ Lập thủ tục thanh tóan: 2-4 ngày

3.2        Quy tŕnh thanh tóan : Trong ṿng 2 ngày

+ Kiểm tra hồ sơ và thanh tóan: 2 ngày

3.3       Quy tŕnh quản lư nguồn thu học phí dài hạn:

- Lập hồ sơ ban đầu: Đầu năm học

- Thu phí dài hạn học kỳ: Căn cứ số lượng học sinh trong danh sách lớp, đối chiếu với lượng học sinh tăng giảm từng tháng, cán bộ thu phí tiến hành bắt đầu thu học phí theo danh sách hiện có bắt đầu từ đầu học kỳ ( 2 tháng đầu ); Trong học kỳ, cán bộ thu phí lập danh sách đôn đốc, nhắc nhở thường xuyên cho GVCN và học sinh chưa nộp ; Cuối học kỳ phải kết thúc dứt điểm việc thu học phí đối với học sinh c̣n nợ học phí trong học kỳ, giảm thiểu nợ tồn học phí.

- Thanh tóan và lập báo cáo thuế: Thanh tóan trong ngày và lập báo cáo theo quy định